Aufgrund der stetig wachsenden Dokumentenmenge im DMS ist es nötig geworden, die Suchdatenbank neu zu konzipieren. Die Verfügbarkeit der Volltextsuche soll durch redundante Server erhöht und die Performance durch Aufteilung der Daten auf mehrere Prozesse verbessert werden. Diese strukturellen Änderungen führen dazu, dass die Suchdatenbank neu aufgebaut werden muss. Dies erfolgt schrittweise, d.h. die Dokumentarten werden einzeln bzw. in kleinen Gruppierungen auf die neue Suchdatenbank umgestellt. Die alten Inhalte der jeweiligen Dokumentarten gehen dabei verloren. Die neuesten Dokumente (anhand des Änderungsdatums) werden zuerst in die neue Suchdatenbank aufgenommen, wodurch für kurze Zeit (i.d.R. wenige Stunden) ältere Dokumente erst mit Verspätung über den Volltext auffindbar sein werden. Es kann zum jetzigen Zeitpunkt keine Einschätzung gegeben werden, wann der Neuaufbau abgeschlossen sein wird. Einerseits gibt es hunderte Dokumentarten, deren Umstellung in unregelmäßigen Abständen händisch angestoßen werden muss - manche Dokumentarten haben hunderttausende Dokumente, andere nur hunderte. Andererseits soll die Nutzung des DMS nicht beeinträchtigt werden, weshalb der Neuaufbau während der regulären Arbeitszeit bewusst gebremst wird. Die generelle Empfehlung, sich nicht allein auf die Funde des Volltextes zu verlassen, gilt daher umso mehr. Bitte suchen Sie im Zweifel über die spezifischen Metadatenfelder, denn dort wird der Volltext nicht berücksichtigt. Die Aktenverknüpfungen sind hiervon nicht betroffen, d.h. wenn Sie sich in einer Akte befinden, dann werden alle verknüpften Dokumente und Unterakten anzeigt.
Der Neuaufbau der Suchdatenbank ist abgeschlossen. Die Volltextsuche steht wieder ohne Einschränkungen zur Verfügung. Sollten Sie Fehler feststellen oder unerwartete Suchergebnisse erhalten, dann melden Sie dies bitte inkl. Screenshot und Uhrzeit an helpdesk@zhv.rwth-aachen.de.