Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen, der Jahreswechsel steht vor der Tür und wie in jedem Jahr möchten wir Sie vorzeitig über die Jahreswechselaktivitäten im SAP-System informieren. Die Zeit, in der die SAP-Portale nicht zur Verfügung stehen und Sie folglich keine Rechnungen oder Dienstreisen bearbeiten und Berichte einsehen können, haben wir versucht, so minimal wie möglich auszugestalten. Wir bitten um Verständnis, dass eine weitere Verkürzung der Sperrzeiten nicht möglich ist. Der Jahreswechsel ist mit einer fast 3-stelligen Anzahl von Einzelaktivitäten unterschiedlicher Fachabteilungen ein großer Kraftakt. Serviceportal (E-Rechnungen / Dienstreisen): Die Bearbeitung von elektronischen Rechnungen und Dienstreisen im Serviceportal ist grundsätzlich bis zum 22.12.2023, 12:00 Uhr möglich. Bitte beachten Sie jedoch die im Rundschreiben benannte Regelung für Rechnungen, welche der Jährlichkeit unterliegen. Das Serviceportal wird am 05.01.2024 (im Laufe des Tages) wieder freigeschaltet. Berichtsportal: Bis 03.01.2024 (18:00 Uhr) bleiben die Daten im Berichtsportal „eingefroren“ mit Stand 31.12.2023. Das Berichtsportal wird dann gesperrt und auf das neue Geschäftsjahr vorbereitet. Ab dem 05.01.2024 (nachmittags) werden Ihnen dort wieder aktuelle Daten zur Verfügung stehen. Bitte beachten Sie hier im Bereich Finanzen: Das verfügbare Budget zum 31.12.2023 wird Ihnen im neuen Jahr als „Budgetrest des Vorjahres“ ausgewiesen. Bitte beachten Sie weiterhin, dass aufgrund der Buchungslogik rückwirkende Buchungen im Altjahr zur Reduzierung des Budgetrests führen werden. Alle noch offenen Obligos werden ebenfalls in das neue Jahr übertragen. Sofern Sie Berichte auf Geschäftsjahre personalisiert haben, muss die Personalisierung einmal gelöscht und dann neu hinzugefügt werden. Dies gilt insbesondere für die Startseite des Finanzcockpits. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an helpdesk@zhv.rwth-aachen.de Terminübersicht: 22.12.2023 Letzter Eingabetag für E-Rechnungen und Reise(kosten)anträge, 12:00 Uhr Sperre der Benutzer im Serviceportal 31.12.2023 Einfrieren der Finanzdaten im Berichtsportal 03.01.2024 ab 18:00 Uhr Sperre der Benutzer im Berichtsportal 05.01.2024 im Laufe des Tages: Entsperrung der Benutzer im Serviceportal 05.01.2024 nachmittags: Entsperrung der Benutzer im Berichtsportal Wir wünschen Ihnen eine besinnliche Weihnachtszeit und einen guten Start ins Jahr 2024. Mit freundlichen Grüßen Ihr SAP-Team
Die Jahreswechseltätigkeiten konnten bereits abgeschlossen werden. Alle Accounts in der SAP-GUI, im SAP-Serviceportal und auch im SAP-Berichtsportal wurden wieder freigeschaltet.