Dokumenten-Management-System d.velop documents (ehem. d.3) - ZHV

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

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Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

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Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

Das DMS-Testsystem wird im Laufe des Tages auf eine neue Hauptversion aktualisiert und steht stellenweise für kurze Zeit nicht zur Verfügung.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

Das DMS ist aktuell nur sporadisch erreichbar. Wir arbeiten an der Behebung des Fehlers.

Das Problem wurde behoben.

Zurzeit ist eine Anmeldung über RWTH Single Sign-On nicht möglich.
Bestehende Sessions sind nicht davon betroffen.
Wir arbeiten an der Behebung des Problems.
--English version---

Die Störung wurde behoben.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

Im genannten Zeiraum werden zentrale Netzwerkkomponenten der ZHV-Infrastruktur erneuert.
Es wird zu Unterbrechungen in der Netzwerkkonnektivität kommen, d.h. Sie können auf die in der ZHV gehosteten Server und Dienstleistungen nicht zugreifen.
Die über Schnittstellen angebundeden IT-Systeme außerhalb der ZHV können ebenfalls beeinträchtigt sein.

Aktuell kommt es zu Störungen des RWTH Single Sign-On. Nach Eingabe der Zugangsdaten lädt der Bildschirm, dann erscheint ein Internal Server Error.
Dies betrifft alle Services, welche den Single Sign-On Login verwenden.
Die zuständige Fachabteilung ist bereits informiert und arbeitet an der Behebung.
--- English version ---

Die Störung konnte behoben werden. --- English version ---

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

Der Applikationsserver der produktiven DMS-Instanz muss aufgrund einer durch den Hersteller als »kritisch« eingestuften Sicherheitslücke aktualisiert werden.
Im Wartungszeitraum ist kurzzeitig kein Zugriff auf Dokumente möglich.
Dies betrifft auch Dokumente, die vom bzw. über SAP abgelegt und aufgerufen werden (z.B. Rechnungsbearbeitung, Dienstreiseworkflow).

Die Wartung wurde erfolgreich abgeschlossen.

Es findet ein Update der DMS-Software statt.
Das DMS steht dadurch zeitweise nicht zur Verfügung.
Im Wartungszeitraum wird es zu mehreren Unterbrechungen für jeweils 5-10 Minuten kommen.
Dies betrifft alle Nutzenden und auch die Anbindung an SAP – d.h. es können Fehlermeldungen während des Dokumentabrufs und der -ablage erscheinen.

Die Wartung wurde erfolgreich abgeschlossen.

Aufgrund der stetig wachsenden Dokumentenmenge im DMS ist es nötig geworden, die Suchdatenbank neu zu konzipieren. Die Verfügbarkeit der Volltextsuche soll durch redundante Server erhöht und die Performance durch Aufteilung der Daten auf mehrere Prozesse verbessert werden.
Diese strukturellen Änderungen führen dazu, dass die Suchdatenbank neu aufgebaut werden muss. Dies erfolgt schrittweise, d.h. die Dokumentarten werden einzeln bzw. in kleinen Gruppierungen auf die neue Suchdatenbank umgestellt. Die alten Inhalte der jeweiligen Dokumentarten gehen dabei verloren. Die neuesten Dokumente (anhand des Änderungsdatums) werden zuerst in die neue Suchdatenbank aufgenommen, wodurch für kurze Zeit (i.d.R. wenige Stunden) ältere Dokumente erst mit Verspätung über den Volltext auffindbar sein werden.
Es kann zum jetzigen Zeitpunkt keine Einschätzung gegeben werden, wann der Neuaufbau abgeschlossen sein wird. Einerseits gibt es hunderte Dokumentarten, deren Umstellung in unregelmäßigen Abständen händisch angestoßen werden muss - manche Dokumentarten haben hunderttausende Dokumente, andere nur hunderte. Andererseits soll die Nutzung des DMS nicht beeinträchtigt werden, weshalb der Neuaufbau während der regulären Arbeitszeit bewusst gebremst wird.
Die generelle Empfehlung, sich nicht allein auf die Funde des Volltextes zu verlassen, gilt daher umso mehr. Bitte suchen Sie im Zweifel über die spezifischen Metadatenfelder, denn dort wird der Volltext nicht berücksichtigt. Die Aktenverknüpfungen sind hiervon nicht betroffen, d.h. wenn Sie sich in einer Akte befinden, dann werden alle verknüpften Dokumente und Unterakten anzeigt.

Der Neuaufbau der Suchdatenbank ist abgeschlossen. Die Volltextsuche steht wieder ohne Einschränkungen zur Verfügung. Sollten Sie Fehler feststellen oder unerwartete Suchergebnisse erhalten, dann melden Sie dies bitte inkl. Screenshot und Uhrzeit an helpdesk@zhv.rwth-aachen.de.

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Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung dauert noch bis ca. 16:30 Uhr an.

Die Wartung wurde erfolgreich abgeschlossen.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

Der Applikationsserver der produktiven DMS-Instanz muss aufgrund einer durch den Hersteller als »hoch« eingestuften Sicherheitslücke aktualisiert werden.
Im Wartungszeitraum ist kurzzeitig kein Zugriff auf Dokumente möglich.
Dies betrifft auch Dokumente, die vom bzw. über SAP abgelegt und aufgerufen werden (z.B. Rechnungsbearbeitung, Dienstreiseworkflow).

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

Heute Abend kam es gegen ca. 20:25 - 21:00 zu einem Performance-Tief des SSO-Service und wurde innerhalb dieser Zeit von der Fachabteilung geprüft. Das Problem ist behoben und schnelle Logins ohne Wartezeiten sind wieder möglich.
---English---

Der Applikationsserver der produktiven DMS-Instanz muss aufgrund einer durch Microsoft als »kritisch« eingestuften Windows-Sicherheitslücke kurzfristig aktualisiert und neugestartet werden.
Im Wartungszeitraum ist kurzzeitig kein Zugriff auf Dokumente möglich.
Dies betrifft auch Dokumente, die vom bzw. über SAP abgelegt und aufgerufen werden (z.B. Rechnungsbearbeitung, Dienstreiseworkflow).

Das DMS ist wieder verfügbar.

Zurzeit ist der Single Sign-On und die Multifaktorauthentifizierung sporadisch gestört. Wir arbeiten bereits an einer Lösung und bitten um Geduld.
---english---

Aufgrund der Wartung der ConjectFM-Server am Freitag, 29.11.2024, wird die Schnittstelle auf den DMS-Servern solange abgeschaltet, bis ConjectFM wieder verfügbar ist.
In der Zeit wird es im DMS nicht möglich sein, Metadaten aus ConjectFM zu laden (z.B. Gebäudedaten).

Die Schnittstelle ist wieder aktiviert.

Das DMS-Produktivsystem muss kurzfristig neugestartet werden.
Durch den Stromausfall um ca. 16:45 Uhr sind alle Netzwerkverbindungen weggebrochen.
Trotz aller Bemühungen lassen sich aus unbekannten Gründen leider nicht alle Verbindungen wiederherstellen. Auf dem Testsystem hat ein Serverneustart die Probleme behoben.
Das System wird für ca. 10-15 Minuten nicht erreichbar sein.
Dies betrifft alle Nutzenden und auch die Anbindung an SAP – d.h. es können Fehlermeldungen während des Dokumentabrufs und der -ablage erscheinen.

Aufgrund von Windows-Updates verlängert sich der Reboot um ca. 10 Minuten.

Das Produktivsystem ist wieder vollumfänglich verfügbar. Die Verbindungsfehler wurden durch den Neustart behoben.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung ist abgeschlossen.

Es findet ein Update der DMS-Software statt.
Das DMS steht dadurch zeitweise nicht zur Verfügung.
Im Wartungszeitraum wird es zu mehreren Unterbrechungen für jeweils 5-10 Minuten kommen.
Dies betrifft alle Nutzenden und auch die Anbindung an SAP – d.h. es können Fehlermeldungen während des Dokumentabrufs und der -ablage erscheinen.

Die Wartung ist beendet. Das DMS kann wieder genutzt werden.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung ist abgeschlossen.

Das DMS-Testsystem wird auf die Version Annual 2024 aktualisiert und dadurch zeitweise nicht zur Verfügung stehen.
Es werden mehrere Verbindungsabbrüche für die Dauer von jeweils 5-10 Minuten erwartet.

Das Update war erfolgreich. Das DMS-Testsystem kann gerne wieder genutzt werden. Es wurden einige Oberflächen v.a. in den Suchergebnissen und Dokumentdetails angepasst, sowie neue Funktionalitäten eingebaut. Weitere Informationen folgen per E-Mail an alle aktiven Test-User, sobald alle Änderungen erfasst und bewertet wurden.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung ist abgeschlossen.

Die Umwandlung von Dokumenten zu PDFs sowie die Volltexterfassung (Indexierung für die Suche) sind aktuell leider gestört, sodass alle seit heute ca. 14:45 Uhr hochgeladenen Dokumente noch nicht verarbeitet werden konnten.
Die Suche der Fehlerursache läuft noch an; der Herstellersupport ist involviert.

Das Problem konnte behoben werden; es wurde durch ein fehlerhaftes Lizenzupdate seitens des Herstellers ausgelöst. Die Nachbearbeitung der angesammelten Dokumente läuft an und wird wahrscheinlich am 06.06.24 zum Dienstbeginn abgeschlossen sein.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
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Die Wartung ist abgeschlossen.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Der Applikationsserver der produktiven DMS-Instanz muss aufgrund einer durch den Hersteller als »mittel« eingestuften Sicherheitslücke aktualisiert werden.
Im Wartungszeitraum ist kurzzeitig kein Zugriff auf Dokumente möglich.
Dies betrifft auch Dokumente, die vom bzw. über SAP abgelegt und aufgerufen werden (z.B. Rechnungsbearbeitung, Dienstreiseworkflow).

Die Wartung ist abgeschlossen.

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Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Das DMS nimmt aktuell keine Anfragen entgegen.
Es wird an der Fehlerbehebung gearbeitet.

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Auf dem Applikationsserver DMS-APP wird der Programmcode von JPL auf Groovy umgestellt.
Die parallel laufenden Serverprozesse werden schrittweise nacheinander umgestellt. Dadurch werden laufende Aktionen der User nicht unterbrochen.

Die Umstellung verlief erfolgreich.

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Der Applikationsserver DMS-APP wird neugestartet, um die Hardwareausstattung der VM zu erhöhen.
Das System ist ca. 5 Minuten lang nicht erreichbar; dies betrifft auch das Abrufen von SAP-Dokumenten.

Der Applikationsserver DMS-APP hat eine ungewöhnlich hohe CPU-Last und antwortet deswegen nicht auf alle Verbindungsanfragen.
Die Fehlersuche dauert noch an.

Das System arbeitet wieder ordnungsgemäß.

Das DMS wird in ein neues Netzwerk umgezogen.
Im Wartungzeitraum wird die Produktivumgebung zeitweise nicht erreichbar sein.
Informationen für Netzwerkadministratoren, die ihre ausgehenden Firewalls aktualisieren müssen:
Server dms-app.zhv.rwth-aachen.de
- bisherige IPv4-Adresse (bis 03.01.24): 134.61.56.69
- neue IPv4-Adresse (ab 03.01.24): 137.226.64.30
- neue IPv6-Adresse (ab 03.01.24): 2a00:8a60:453:1::1:30
Ports:
- 443/TCP d.3one
- 8444/TCP d.ecs forms
- 3400/TCP d.3 gateway (nur benötigt bei Verwendung des d.3 smart explorers)
- 3489/UDP d.velop license (nur benötigt bei Verwendung des d.3 smart explorers)
Das Testsystem ist bereits im Oktober 2023 umgezogen:
Server dms-app-t.zhv.rwth-aachen.de
- alte IPv4-Adresse: 134.61.56.71
- neue IPv4-Adresse: 137.226.64.25
- neue IPv6-Adresse: 2a00:8a60:453:1::1:25

Der Zugriff auf das DMS ist seit ca. 10:00 Uhr wieder möglich. Bitte beachten Sie, dass die Änderung der IP-Adresse verzögert bei Ihrem Computer ankommt. Falls Sie auch nach 13:00 Uhr das DMS nicht erreichen können, wenden Sie sich bitte an uns via helpdesk@zhv.rwth-aachen.de. Die Anmeldung mittels RWTH-Login ist leider noch gestört. Wir arbeiten an der Behebung des Problems.

Die Anmeldung mittels RWTH-Login ist seit ca. 12:30 Uhr wieder möglich.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.