SAP - ZHV

An update of the DMS software is taking place.
The DMS will not be available during the maintenance period.
This affects all users, the connection to SAP, as well as all interfaces – i.e., error messages may appear during document retrieval and storage.
Please complete your work in the DMS in time before the maintenance window begins and log out of the client.

The maintenance started at 16:00.

The maintenance has been completed successfully. There are still some minor follow-up tasks taking place, but they will not affect the production operation. The new dashboard will be activated for all users by tomorrow at the latest. Please report any issues and error messages to us via helpdesk@zhv.rwth-aachen.de.

Due to maintenance work, the productive SAP system must be shut down. The service portal with electronic invoice processing, business trip management, holiday workflow and procurement portal will be shut down on Friday, 12 December 2025 at around 1 p.m. The service portal is expected to be available again at around 5 p.m.
The report portal is not affected by this.

Wegen eines Ladefehlers in der vergangenen Nacht stehen aktualisierte Daten im SAP-Berichtsportal erst verspätet zur Verfügung.

The service portal is currently unavailable. We are investigating the cause.

Aktuell ist das DMS über SAP nicht erreichbar. Wir arbeiten an einer Lösung.

The database servers of the document management system of the ZHV are being updated.
Due to the high availability architecture, the system will remain accessible.

The maintenance was completed successfully.

Due to necessary maintenance work, the SAP reporting portal will be unavailable from Monday, November 10, 2025, 12:00 p.m. to Tuesday, November 11, 2025, 12:00 p.m.
Please note that the creation of PDF documents, such as outgoing invoices, will only be possible to a limited extent during this time.

Due to maintenance work, the productive SAP system must be shut down. The service portal with electronic invoice processing, business trip management, vacation workflow and procurement portal will be shut down during the maintenance window on Saturday, 25 October 2025 at around 8 p.m. The service portal will be restarted on Sunday, 26 October 2025 at around 10 a.m.
The report portal is not affected by this.

The database servers of the document management system of the ZHV are being updated.
Due to the high availability architecture, the system will remain accessible.

The maintenance was completed successfully.

The database servers of the document management system of the ZHV are being updated.
Due to the high availability architecture, the system will remain accessible.

The maintenance was completed successfully.

Once again this year, the SAP system will need to be shut down in order to install an annual update. The service portal, including invoice processing, business travel management, holiday workflow and the MyCart procurement solution, will be unavailable from 6 p.m. on Thursday, 25 September 2025 until the following Monday. The service portal will be reactivated on Monday morning. The reporting portal will not be affected.

As there are more changes in this year's update than usual, the maintenance period needs to be extended. To ensure that the work can be completed on Saturday, the service portal will be closed at 6 p.m. on Thursday.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

Aufgrund einer als kritisch eingestuften Sicherheitslücke wird das SAP-Berichtsportal am Montag ab 16 Uhr aktualisiert. Ein Zugriff in diesem Zeitraum dann für ca. 1 Std. nicht möglich.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

Das DMS ist aktuell nur sporadisch erreichbar. Wir arbeiten an der Behebung des Fehlers.

Das Problem wurde behoben.

Die Finanzdaten im SAP-Berichtsportal werden aufgrund eines Ladefehlers erst verspätet bereitgestellt.
Der vollständige Datenbestand wird ca. ab heute Mittag bereitstehen.

RWTH Single Sign-On login ist not possible at the moment.
Existing sessions are not affected.
We are working on fixing the problem.

The problem has been solved.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

Im genannten Zeiraum werden zentrale Netzwerkkomponenten der ZHV-Infrastruktur erneuert.
Es wird zu Unterbrechungen in der Netzwerkkonnektivität kommen, d.h. Sie können auf die in der ZHV gehosteten Server und Dienstleistungen nicht zugreifen.
Die über Schnittstellen angebundeden IT-Systeme außerhalb der ZHV können ebenfalls beeinträchtigt sein.

Aufgrund einer als kritisch eingestuften Sicherheitslücke wird das SAP-Berichtsportal heute kurzfristig aktualisiert.
Zwischen 13 Uhr und 16 Uhr ist kein Zugriff möglich.

There are currently disruptions to RWTH Single Sign-On. After entering your login details, the screen loads and then an Internal Server Error appears. This affects all services that use the RWTH Single Sign-On login.
The specialist department has been informed and is working to resolve the issue.

The problem has been fixed.

Die Daten im SAP-Berichtsportal werden aufgrund eines Ladefehlers erst verspätet bereitgestellt.
Der vollständige Datenbestand wird ca. ab heute Mittag bereitstehen.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

Die Daten im SAP-Berichtsportal werden aufgrund eines Ladefehlers erst verspätet bereitgestellt.
Der vollständige Datenbestand wird ca. ab heute Mittag bereitstehen.

Die Daten im SAP-Berichtsportal werden aufgrund eines Ladefehlers erst verspätet bereitgestellt.
Der vollständige Datenbestand wird ca. ab heute Mittag bereitstehen.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

Der Applikationsserver der produktiven DMS-Instanz muss aufgrund einer durch den Hersteller als »kritisch« eingestuften Sicherheitslücke aktualisiert werden.
Im Wartungszeitraum ist kurzzeitig kein Zugriff auf Dokumente möglich.
Dies betrifft auch Dokumente, die vom bzw. über SAP abgelegt und aufgerufen werden (z.B. Rechnungsbearbeitung, Dienstreiseworkflow).

Die Wartung wurde erfolgreich abgeschlossen.

Bitte beachten Sie, dass der RWTH Single Sign-On (SSO) während der oben genannten Zeit aufgrund geplanter Wartungsarbeiten für wenige Sekunden nicht verfügbar sein wird.
Betroffene Dienste: Alle Anwendungen, die den SSO verwenden.
Auswirkungen: Es können keine neuen Sitzungen gestartet werden und bestehende Sitzungen sind nicht nutzbar. Nutzerinnen und Nutzer in bereits geöffneten Anwendungen können jedoch bis zu ihrem Logout normal weiterarbeiten.
Während der Wartung sehen Sie eine entsprechende Wartungsseite.

Es findet ein Update der DMS-Software statt.
Das DMS steht dadurch zeitweise nicht zur Verfügung.
Im Wartungszeitraum wird es zu mehreren Unterbrechungen für jeweils 5-10 Minuten kommen.
Dies betrifft alle Nutzenden und auch die Anbindung an SAP – d.h. es können Fehlermeldungen während des Dokumentabrufs und der -ablage erscheinen.

Die Wartung wurde erfolgreich abgeschlossen.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung dauert noch bis ca. 16:30 Uhr an.

Die Wartung wurde erfolgreich abgeschlossen.

Due to a particularly complex and urgent update, the usual maintenance window has to be extended by two hours and will start at 6 pm. The SAP service portal (electronic incoming and outgoing invoices, business trip management, holiday workflow) will not be available during this time.

Due to a particularly complex and urgent update, the usual maintenance window has to be extended by one hour and will start at 7 pm. The SAP service portal (electronic incoming and outgoing invoices, business trip management, holiday workflow) will not be available during this time.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

Der Applikationsserver der produktiven DMS-Instanz muss aufgrund einer durch den Hersteller als »hoch« eingestuften Sicherheitslücke aktualisiert werden.
Im Wartungszeitraum ist kurzzeitig kein Zugriff auf Dokumente möglich.
Dies betrifft auch Dokumente, die vom bzw. über SAP abgelegt und aufgerufen werden (z.B. Rechnungsbearbeitung, Dienstreiseworkflow).

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

This evening around 20:25 - 21:00 there was a performance low in the SSO service and was checked by the specialist department during this time. The problem has been solved and fast logins without waiting times are possible again.

Wegen notwendiger Wartungsarbeiten wird das SAP-Berichtsportal von Montag 10.02.2025, 12:00 Uhr bis Dienstag 11.02.2025, 15:00 Uhr nicht erreichbar sein.
Das Bereichtsportal konnte frühzeitig wieder freigegeben werden.

Bedingt durch den buchhalterischen Jahreswechsel in SAP sind die Kacheln für die elektronische Ausgangsrechnung nicht verfügbar.

Wegen dringender notwendiger Wartungsarbeiten wird das SAP-Serviceportal am Dienstag 17.12.2024 zwischen 15:00 Uhr und 18:00 Uhr nicht erreichbar sein.

Wegen notwendiger Wartungsarbeiten wird das SAP-Berichtsportal am Montag 16.12.2024 zwischen 15:00 Uhr und 16:00 Uhr nicht erreichbar sein.

Der Applikationsserver der produktiven DMS-Instanz muss aufgrund einer durch Microsoft als »kritisch« eingestuften Windows-Sicherheitslücke kurzfristig aktualisiert und neugestartet werden.
Im Wartungszeitraum ist kurzzeitig kein Zugriff auf Dokumente möglich.
Dies betrifft auch Dokumente, die vom bzw. über SAP abgelegt und aufgerufen werden (z.B. Rechnungsbearbeitung, Dienstreiseworkflow).

Das DMS ist wieder verfügbar.

At the moment, single sign-on and multi-factor authentication are sporadically disrupted. We are already working on a solution and ask for your patience.

Das DMS-Produktivsystem muss kurzfristig neugestartet werden.
Durch den Stromausfall um ca. 16:45 Uhr sind alle Netzwerkverbindungen weggebrochen.
Trotz aller Bemühungen lassen sich aus unbekannten Gründen leider nicht alle Verbindungen wiederherstellen. Auf dem Testsystem hat ein Serverneustart die Probleme behoben.
Das System wird für ca. 10-15 Minuten nicht erreichbar sein.
Dies betrifft alle Nutzenden und auch die Anbindung an SAP – d.h. es können Fehlermeldungen während des Dokumentabrufs und der -ablage erscheinen.

Aufgrund von Windows-Updates verlängert sich der Reboot um ca. 10 Minuten.

Das Produktivsystem ist wieder vollumfänglich verfügbar. Die Verbindungsfehler wurden durch den Neustart behoben.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

Due to database maintenance, login to applications protected by RWTH Single Sign-On (e.g. RWTHonline, RWTHmoodle, Selfservice, SAP) will not be possible for a short time during the specified period.
Please log in to the application in which you would like to work during this period before the maintenance.
We assume that the interruption of the login will last about five minutes.

The service portal with business trip management, incoming and outgoing invoice processing and vacation workflow is currently unavailable as the front-end server is down. We are working on the repair.

Due to urgent maintenance work, the productive SAP system must be shut down. The service portal with incoming invoice processing, outgoing invoice, business trip management and holiday workflow will not be available for approx. 1 hour during this time window.
The reporting portal is not affected by this.

8:00 Uhr: Abschaltung erfolgt 9:50 Uhr: Arbeiten beendet

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

For a short period of time, there was an error while using RWTH Single Sign-On.
The problem has been solved.

The SAP system will have to be shut down again this year in order to install an annual update. We are currently carrying out regression tests and are planning to shut down the system over the bridge day on Friday, 4 October 2024. The service portal with incoming invoice processing, business trip management and holiday workflow will be unavailable from the public holiday until the following Monday. The service portal will be reopened in the course of Monday morning.
The reporting portal is not affected by this.

Due to the expired certificate for idm.rwth-aachen.de, no IdM applications and the applications that use RWTH Single Sign-On can be accessed.
We are working on a solution.
- An insecure connection message is displayed when calling up IdM applications.
- When calling up applications with access via RWTH Single Sign-On, a message about missing authorisations is displayed.

The certificate has been updated and the applications can be accessed again. Please delete the browser cache before accessing the pages again.

Die Bahn hat am Wochenende Einstellungsänderungen am Buchungsportal BIBE vorgenommen. Dabei ist die Hochschule abgeschnitten worden. Der Absprung aus dem Serviceportal in das Bahn-Portal funktioniert deshalb nicht. Die Bahn ist informiert und sucht nach einer Lösung.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung ist abgeschlossen.

Es findet ein Update der DMS-Software statt.
Das DMS steht dadurch zeitweise nicht zur Verfügung.
Im Wartungszeitraum wird es zu mehreren Unterbrechungen für jeweils 5-10 Minuten kommen.
Dies betrifft alle Nutzenden und auch die Anbindung an SAP – d.h. es können Fehlermeldungen während des Dokumentabrufs und der -ablage erscheinen.

Die Wartung ist beendet. Das DMS kann wieder genutzt werden.

Since July 2, 2024, the RWTH Single Sign-On (SSO) and the login of all SSO-connected services is protected with multifactor-authentication (MFA). In addition to an individual password, users must now enter a second factor when logging in. The second factor must be generated in Selfservice [1] via the Token Manager. Further information can be found on IT Center Help [2] and the IT Center Blog [3].
[1] http:
www.rwth-aachen.de/selfservice
[2] https:
help.itc.rwth-aachen.de/service/0f861f53818c44e9a5df6ea7b244dacd/article/b084004d1bcf40a3be00f456f3e4a543/
[3] https:
blog.rwth-aachen.de/itc/en/tag/mfa/

Aufgrund eines notwendigen Systemupdates steht das SAP-Berichtsportal am 15. Juli 2024 von 16 Uhr bis voraussichtlich 17:00 Uhr nicht zur Verfügung.
Das SAP-Serviceportal ist hiervon nicht betroffen.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung ist abgeschlossen.

Due to a necessary system update, the SAP service portal will not be available on July 9, 2024 from 3 p.m. until probably 5:30 p.m.
The SAP reporting portal is not affected by this.

As long as the form server formular37 is not available, SAP cannot be reached via web service. This affects the procurement of travel funds in the SAP service portal (DB, HRS, rental cars and company cars)

Unfortunately, the login via the RWTH Single Sign-On and thus into the connected services is currently only successful in individual cases.
If you receive an error message, please try to log in again in about an hour.
People who are already successfully logged in are not affected by the disruption.

The servers are currently at full capacity. We therefore ask you to try to log in at a later time (approx. in one hour). We are working on a solution to the problem.

Through various measures, which have significantly increased the overall performance of the servers, the loading difficulties and login problems were resolved around 3 pm. For the time being, the message remains as a note, as we continue to monitor the load on the system.

The login to the RWTH Single Sign-On is stabilized. For this reason, we are ending this notice.

Das DMS-Testsystem wird auf die Version Annual 2024 aktualisiert und dadurch zeitweise nicht zur Verfügung stehen.
Es werden mehrere Verbindungsabbrüche für die Dauer von jeweils 5-10 Minuten erwartet.

Das Update war erfolgreich. Das DMS-Testsystem kann gerne wieder genutzt werden. Es wurden einige Oberflächen v.a. in den Suchergebnissen und Dokumentdetails angepasst, sowie neue Funktionalitäten eingebaut. Weitere Informationen folgen per E-Mail an alle aktiven Test-User, sobald alle Änderungen erfasst und bewertet wurden.

Due to a necessary system update, the SAP reporting portal will not be available from 12 noon on June 24, 2024 until 12 noon on June 26, 2024.
The SAP service portal (eInvoice, business trips, vacation) is not affected by this.

Die Wartung ist beendet, alle User sind wieder entsperrt.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung ist abgeschlossen.

Aufgrund eines Netzwerkproblems sind die SAP-Systeme aktuell nicht erreichbar. An einer Lösung wird gearbeitet

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung ist abgeschlossen.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Der Applikationsserver der produktiven DMS-Instanz muss aufgrund einer durch den Hersteller als »mittel« eingestuften Sicherheitslücke aktualisiert werden.
Im Wartungszeitraum ist kurzzeitig kein Zugriff auf Dokumente möglich.
Dies betrifft auch Dokumente, die vom bzw. über SAP abgelegt und aufgerufen werden (z.B. Rechnungsbearbeitung, Dienstreiseworkflow).

Die Wartung ist abgeschlossen.

Aufgrund von Wartungsarbeiten an einem System des Berichtswesens wird im SAP-Berichtsportal die VN-Buchungsliste nicht zur Verfügung stehen. Die restlichen Berichte (wie zum Beispiel das Finanzcockpit) sind nicht betroffen.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Das DMS nimmt aktuell keine Anfragen entgegen.
Es wird an der Fehlerbehebung gearbeitet.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Aufgrund der verlängerten Backupwartung muss die Aktualisierung der Daten des Berichtsportals in der kommenden Nacht entfallen. Die angezeigten Daten bleiben auf dem Stand vom 21.02.2024.

Das produktive SAP-System muss kurzfristig wegen notwendiger Wartungsarbeiten ab heute 20 Uhr bis morgen 12 Uhr außer Betrieb genommen werden. Ein Login über die SAP-GUI sowie das SAP-Serviceportal sind in dieser Zeit nicht möglich.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.