Dokumenten-Management-System d.velop documents (ehem. d.3) - ZHV

To resolve the current issues, maintenance work will be performed today between 4:30 p.m. and 5:30 p.m. During this time, there will be a service interruption affecting most of the services at RWTH for approximately 10 minutes. Please take this last-minute announcement into account when planning your work.

The work has been completed, and the issue has been successfully resolved.

Even though most of the services are up and running again, the root cause of the problem has not been resolved. We are continuing to work behind the scenes to fix the issue. However, this also means that disruptions may still occur.

The work has been completed, and the issue has been successfully resolved.

Login via RWTH Single Sign-On (SSO) is currently disrupted. As a result, it is not possible to log in to any connected services.

There is currently a widespread disruption affecting, among other things, the SSO, though not limited to it. The root cause analysis is still underway.

Most of the services are currently up and running again. The analysis is ongoing. We cannot rule out the possibility of further outages.

Most of the services are up and running again. Please note, however, that the underlying issue has not yet been resolved, and disruptions may therefore continue to occur.

Explanation Following the Outage:
On June 22, 2026, starting at 9:00 a.m., there was a widespread outage affecting our services, which primarily impacted the RWTH Single Sign-On but was not limited to it. By around 12:00 p.m., the situation had largely stabilized, allowing users to log in via RWTH Single Sign-On again; however, other issues (e.g., with the IT Center ticket tool and RWTHmoodle) persisted. On the same day, between 4:30 p.m. and 5:00 p.m., the data center firewall was rebooted, which resolved the remaining issues. The disruption was caused by problems with the data center core switch. To ensure a lasting improvement in the situation, maintenance on the affected system was successfully carried out on June 30, 2026.

There may currently be issues logging in via RWTH Single Sign-On (SSO).
This is because a new certificate has been active in the metadata since 9:30 a.m. today.
The relevant department has been notified and is working with the system operators to resolve the issue.

The database servers of the document management system of the ZHV are undergoing maintenance.
Due to the high availability architecture, the system will remain accessible.

The application server of the productive DMS instance must be restarted to install firmware updates.
During the maintenance window, temporary access to documents will be unavailable.
This also affects documents that are stored and accessed via or through SAP (e.g., invoice processing, business travel workflow).

Aufgrund unvorhergesehener Probleme verlängert sich die Wartung um ca. 10 Minuten.

The maintenance was completed successfully.

The database servers of the document management system of the ZHV are undergoing maintenance.
Due to the high availability architecture, the system will remain accessible.

The maintenance was completed successfully.

The database servers of the document management system of the ZHV are being updated.
Due to the high availability architecture, the system will remain accessible.

The database servers of the document management system of the ZHV are being updated.
Due to the high availability architecture, the system will remain accessible.

The IT Center will be upgrading central network switches on 24 February 2026, between 16:00 and 22:00. During this time, network connections may be disrupted.

The database servers of the document management system of the ZHV are being updated.
Due to the high availability architecture, the system will remain accessible.

The application server of the productive DMS instance must be restarted to apply Windows security updates.

During the maintenance period, access to documents will not be possible for a short time.
This also affects documents that are stored and accessed via SAP (e.g., invoice processing, business travel workflow).

The maintenance has been completed successfully.

The application server of the productive DMS instance must be updated due to a security vulnerability classified as »high« by the manufacturer.
During the maintenance period, access to documents will not be possible for a short time.
This also affects documents that are stored and accessed via SAP (e.g., invoice processing, business travel workflow).

The maintenance has been completed successfully.

An update of the DMS software is taking place.
The DMS will not be available during the maintenance period.
This affects all users, the connection to SAP, as well as all interfaces – i.e., error messages may appear during document retrieval and storage.
Please complete your work in the DMS in time before the maintenance window begins and log out of the client.

The maintenance started at 16:00.

The maintenance has been completed successfully. There are still some minor follow-up tasks taking place, but they will not affect the production operation.
The new dashboard will be activated for all users by tomorrow at the latest.
Please report any issues and error messages to us via helpdesk@zhv.rwth-aachen.de.

The database servers of the document management system of the ZHV are being updated.
Due to the high availability architecture, the system will remain accessible.

The maintenance was completed successfully.

The database servers of the document management system of the ZHV are being updated.
Due to the high availability architecture, the system will remain accessible.

The maintenance was completed successfully.

The database servers of the document management system of the ZHV are being updated.
Due to the high availability architecture, the system will remain accessible.

The maintenance was completed successfully.

Das DMS-Testsystem wird im Laufe des Tages auf eine neue Hauptversion aktualisiert und steht stellenweise für kurze Zeit nicht zur Verfügung.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

Das DMS ist aktuell nur sporadisch erreichbar. Wir arbeiten an der Behebung des Fehlers.

Das Problem wurde behoben.

RWTH Single Sign-On login ist not possible at the moment.
Existing sessions are not affected.
We are working on fixing the problem.

The problem has been solved.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

Im genannten Zeiraum werden zentrale Netzwerkkomponenten der ZHV-Infrastruktur erneuert.
Es wird zu Unterbrechungen in der Netzwerkkonnektivität kommen, d.h. Sie können auf die in der ZHV gehosteten Server und Dienstleistungen nicht zugreifen.
Die über Schnittstellen angebundeden IT-Systeme außerhalb der ZHV können ebenfalls beeinträchtigt sein.

There are currently disruptions to RWTH Single Sign-On. After entering your login details, the screen loads and then an Internal Server Error appears. This affects all services that use the RWTH Single Sign-On login.
The specialist department has been informed and is working to resolve the issue.

The problem has been fixed.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

Der Applikationsserver der produktiven DMS-Instanz muss aufgrund einer durch den Hersteller als »kritisch« eingestuften Sicherheitslücke aktualisiert werden.
Im Wartungszeitraum ist kurzzeitig kein Zugriff auf Dokumente möglich.
Dies betrifft auch Dokumente, die vom bzw. über SAP abgelegt und aufgerufen werden (z.B. Rechnungsbearbeitung, Dienstreiseworkflow).

Die Wartung wurde erfolgreich abgeschlossen.

Es findet ein Update der DMS-Software statt.
Das DMS steht dadurch zeitweise nicht zur Verfügung.
Im Wartungszeitraum wird es zu mehreren Unterbrechungen für jeweils 5-10 Minuten kommen.
Dies betrifft alle Nutzenden und auch die Anbindung an SAP – d.h. es können Fehlermeldungen während des Dokumentabrufs und der -ablage erscheinen.

Die Wartung wurde erfolgreich abgeschlossen.

Aufgrund der stetig wachsenden Dokumentenmenge im DMS ist es nötig geworden, die Suchdatenbank neu zu konzipieren. Die Verfügbarkeit der Volltextsuche soll durch redundante Server erhöht und die Performance durch Aufteilung der Daten auf mehrere Prozesse verbessert werden.
Diese strukturellen Änderungen führen dazu, dass die Suchdatenbank neu aufgebaut werden muss. Dies erfolgt schrittweise, d.h. die Dokumentarten werden einzeln bzw. in kleinen Gruppierungen auf die neue Suchdatenbank umgestellt. Die alten Inhalte der jeweiligen Dokumentarten gehen dabei verloren. Die neuesten Dokumente (anhand des Änderungsdatums) werden zuerst in die neue Suchdatenbank aufgenommen, wodurch für kurze Zeit (i.d.R. wenige Stunden) ältere Dokumente erst mit Verspätung über den Volltext auffindbar sein werden.
Es kann zum jetzigen Zeitpunkt keine Einschätzung gegeben werden, wann der Neuaufbau abgeschlossen sein wird. Einerseits gibt es hunderte Dokumentarten, deren Umstellung in unregelmäßigen Abständen händisch angestoßen werden muss - manche Dokumentarten haben hunderttausende Dokumente, andere nur hunderte. Andererseits soll die Nutzung des DMS nicht beeinträchtigt werden, weshalb der Neuaufbau während der regulären Arbeitszeit bewusst gebremst wird.
Die generelle Empfehlung, sich nicht allein auf die Funde des Volltextes zu verlassen, gilt daher umso mehr. Bitte suchen Sie im Zweifel über die spezifischen Metadatenfelder, denn dort wird der Volltext nicht berücksichtigt. Die Aktenverknüpfungen sind hiervon nicht betroffen, d.h. wenn Sie sich in einer Akte befinden, dann werden alle verknüpften Dokumente und Unterakten anzeigt.

Der Neuaufbau der Suchdatenbank ist abgeschlossen. Die Volltextsuche steht wieder ohne Einschränkungen zur Verfügung.
Sollten Sie Fehler feststellen oder unerwartete Suchergebnisse erhalten, dann melden Sie dies bitte inkl. Screenshot und Uhrzeit an helpdesk@zhv.rwth-aachen.de.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung dauert noch bis ca. 16:30 Uhr an.

Die Wartung wurde erfolgreich abgeschlossen.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

Der Applikationsserver der produktiven DMS-Instanz muss aufgrund einer durch den Hersteller als »hoch« eingestuften Sicherheitslücke aktualisiert werden.
Im Wartungszeitraum ist kurzzeitig kein Zugriff auf Dokumente möglich.
Dies betrifft auch Dokumente, die vom bzw. über SAP abgelegt und aufgerufen werden (z.B. Rechnungsbearbeitung, Dienstreiseworkflow).

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

This evening around 20:25 - 21:00 there was a performance low in the SSO service and was checked by the specialist department during this time. The problem has been solved and fast logins without waiting times are possible again.

Der Applikationsserver der produktiven DMS-Instanz muss aufgrund einer durch Microsoft als »kritisch« eingestuften Windows-Sicherheitslücke kurzfristig aktualisiert und neugestartet werden.
Im Wartungszeitraum ist kurzzeitig kein Zugriff auf Dokumente möglich.
Dies betrifft auch Dokumente, die vom bzw. über SAP abgelegt und aufgerufen werden (z.B. Rechnungsbearbeitung, Dienstreiseworkflow).

Das DMS ist wieder verfügbar.

At the moment, single sign-on and multi-factor authentication are sporadically disrupted. We are already working on a solution and ask for your patience.

Aufgrund der Wartung der ConjectFM-Server am Freitag, 29.11.2024, wird die Schnittstelle auf den DMS-Servern solange abgeschaltet, bis ConjectFM wieder verfügbar ist.
In der Zeit wird es im DMS nicht möglich sein, Metadaten aus ConjectFM zu laden (z.B. Gebäudedaten).

Die Schnittstelle ist wieder aktiviert.

Das DMS-Produktivsystem muss kurzfristig neugestartet werden.
Durch den Stromausfall um ca. 16:45 Uhr sind alle Netzwerkverbindungen weggebrochen.
Trotz aller Bemühungen lassen sich aus unbekannten Gründen leider nicht alle Verbindungen wiederherstellen. Auf dem Testsystem hat ein Serverneustart die Probleme behoben.
Das System wird für ca. 10-15 Minuten nicht erreichbar sein.
Dies betrifft alle Nutzenden und auch die Anbindung an SAP – d.h. es können Fehlermeldungen während des Dokumentabrufs und der -ablage erscheinen.

Aufgrund von Windows-Updates verlängert sich der Reboot um ca. 10 Minuten.

Das Produktivsystem ist wieder vollumfänglich verfügbar. Die Verbindungsfehler wurden durch den Neustart behoben.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung wurde erfolgreich beendet.

Die Datenbankserver des Dokumenten-Management-Systems der ZHV werden aktualisiert.
Durch die Hochverfügbarkeitsarchitektur wird das System weiterhin erreichbar bleiben.

Die Wartung ist abgeschlossen.

Es findet ein Update der DMS-Software statt.
Das DMS steht dadurch zeitweise nicht zur Verfügung.
Im Wartungszeitraum wird es zu mehreren Unterbrechungen für jeweils 5-10 Minuten kommen.
Dies betrifft alle Nutzenden und auch die Anbindung an SAP – d.h. es können Fehlermeldungen während des Dokumentabrufs und der -ablage erscheinen.

Die Wartung ist beendet. Das DMS kann wieder genutzt werden.