RWTH E-Mail

Während dieser Warung wird der MailaDM aktualisiert.
Während dieser Zeit ist die Verwaltung der bestehenden Mailadressen nicht möglich.

From January 14th to February 4th, Exchange stopped delivering RWTH Aachen University email contacts for newly created @rwth-aachen.de mailboxes. This affected approximately 100 new accounts. Consequently, new email contacts for these 100 students were not delivered to the IdM (Information Management) system. The Exchange system itself was unaffected. The mailboxes were created, correctly configured by IdM, and users could access them. However, IdM-related systems, such as the e-ticketing system, were unable to generate ASEAG tickets. No action is required from affected users. The problem has already been resolved, and we apologize for any inconvenience.

Due to a misconfiguration, there were issues with e-mail delivery on January 26, 2026, between 11:38 AM and 3:20 PM.

If you were expecting an important e-mail during this time, please request it again.

Additional information:
Due to a configuration error, during the period mentioned, emails were inadvertently forwarded to an internal RWTH mailbox (until it became full).
We can confirm that the emails were deleted unread.

For admins:
Affected were emails that, during the period mentioned, were received either
-from outside RWTH Aachen (based on an analysis of the MX records), or
-within RWTH Aachen via smarthost.rwth-aachen.de or smarthost-tls.rwth-aachen.de,
and were originally intended to be sent to a subset of RWTH Aachen email domains and were therefore forwarded erroneously.

The senders of the affected emails have been identified. We will inform them today via email that their messages were not successfully delivered.

im genannten Zeitraum kam es vereinzelt zu einer Verzögerung oder Nichtannahme der von Ihnen versendeten Mail.

In the course of a software update, the individual proxies are restarted. Due to the HA implementation, there should be no failures. Affected are among others mail, WLAN VPN/Shibboleth (because of LDAP).

Due to a misconfiguration, there were issues with e-mail delivery on January 26, 2026, between 11:38 AM and 3:20 PM.

If you were expecting an important e-mail during this time, please request it again.

Yesterday (06.01.2026) a high number of emails about a free piano were sent to RWTH Aachen email accounts.

This is most likely a scam attempt using old pictures. Please consider the possible risks before engaging with the supposed donor, especially if you are asked to transfer any money to cover e.g. delivery fees.

The different email subjects were as follows:

"KOSTENLOSE SPENDE EINES YAMAHA-FLUGELS.!!!"
"BABY PIANO SPENDE AN EIN LIEBEVOLLES ZUHAUSE.!!!"
"GROSSZÜGIGE KLAVIERSPENDE!!!"
"WOHLTATIGE SPENDE EINES YAMAHA-FLUGELS.!!!"

When you open MailAdmin, you currently get the message: “Something went wrong!”

The relevant department has been informed, and we are working on fixing the issue.

Störugn ist behoben

Derzeit sind die folgenden Bereiche gestört:
- Einlösen von Verknüpfungscoupons
- endgültiges Löschen von Postfächern
- Setzen von Kennwörtern im Selfservice
- eintragen von Aliasadressen
- Allgemein Performance

The problem persists and primarily affects employee, student, and email coupons. Please try redeeming any coupons that failed during initial redemption once the issue is resolved.

The problems have been identified. Everything will be working again shortly. Please bear with us a little longer. We apologize for the inconvenience.

Almost all problems have been resolved except for:

A solution is being worked on.

Internally, we are switching from a SOAP interface for connecting the Identity Management System to a REST interface. Those who previously used the API to integrate MailADM into certain processes must also migrate their applications to this new interface.

As part of this migration, MailADM has been completely redesigned. It is now implemented as a Single Page Application (SPA). Numerous user suggestions have been incorporated into the new version. For details:

During the deployment of the new application, managing email accounts and distribution lists will be limited. No interruption to email service is expected.

die Wartung muss verlängert werden

Die Wartung verlängert sich.

Die Wartung verlängert sich

Der Zugriff auf das Frontend und die Verwaltung von Mailaddressen und Accounts ist derzeit nicht möglich.

ADAM already functioning again.

Due to the ongoing threat of phishing emails reaching RWTH Aachen University, it has been decided to configure the DMARC policy from p=none to p=reject.

This means that emails sent from external sources that imitate the RWTH mail domain (e.g., @rwth-aachen.de) will be rejected by the RWTH mail servers. Exceptions to this rule are mail domains for which corresponding processes have been agreed upon with the IT Center in the past.
If such processes are active in your institution, please contact us.

Please ensure that emails are preferably sent via authenticated SMTP via mail.rwth-aachen.de. If this is not possible for technical reasons, please use smarthost-tls.rwth-aachen.de or smarthost.rwth-aachen.de to send emails:

https://help.itc.rwth-aachen.de/en/service/uvjom6mlb9yw/faq/#48522e5ea37f4bd981373b9aee099fbe

Das System wird einer turnusmäßigen Wartung unterzogen. Ein Ausfall des E-Mail Dienstes ist nicht zu erwarten. Allerdings kann es aus Nutzendensicht kurzfristig zu Verbindungsabbrüchen kommen.

Zu diesem Zeitpunkt wird das zentraleMailgateway der RWTH Aachen einer turnusmässigen Wartung unterzogen.
Es ist von keinem Ausfall des der Mailfunktionalität auszugehen.

Zu diesem Zeitpunkt wid die Applikation einer turnusmäßigen Wartung unterzogen.
Während der Wartungszeit ist von einem Ausfall der Applikation und damit verbunden mit einem Ausfall der Konfigurationsmöglichkeit in Bezug auf Mailadressen und Accounts des Dienstes ADAM auszugehen.

Access to Mail Admin is currently disrupted due to a server error. The relevant department has been informed and is working on a solution.

Das System wird einer turnusmäßigen Wartung unterzogen. Ein Ausfall des E-Mail Dienstes ist nicht zu erwarten. Allerdings kann es aus Nutzendensicht kurzfristig zu Verbindungsabbrüchen kommen.

Während des Wartungsvorgangs steht das Administrationsfrontend (MailAdm) zeitweise nicht zur Verfügung. Nutzende können ihren E-Mail-Account über den Selfservice nicht verwalten:

With IdM Selfservice [1], you can configure incoming emails to an RWTH email account to be forwarded to external email addresses.
However, this configuration option will be deactivated for existing mailboxes on November 13, 2025. Mailboxes for which forwarding has already been configured will display the destination email address and will only offer the option to delete the forwarding. Existing redirects are not affected by this.
To continue configuring email forwarding to another account, create a corresponding inbox rule [2].

During deployment of the new self-service version, RWTH self-service will be unavailable. This outage will last a maximum of five minutes.

[1] https://idm.rwth-aachen.de/selfservice/
[2] https://help.itc.rwth-aachen.de/en/service/1jefzdccuvuch/article/5ee67ef86a4b425b85768791762869fd/

Aufgrund eines sicherheitskritischen Updates werden die Systeme einer Wartung unterzogen.
Während der Wartung ist die Verwaltung von Mailadressen nciht möglich.
Es ist keine Auswirkung auf den E-Mail Verkehr zu erwarten.

Das System wird einer turnusmäßigen Wartung unterzogen. Ein Ausfall des E-Mail Dienstes ist nicht zu erwarten. Allerdings kann es aus Nutzendensicht kurzfristig zu Verbindungsabbrüchen kommen.

Während des Wartungsvorgangs steht das Administrationsfrontend (MailAdm) zeitweise nicht zur Verfügung. Nutzende können ihren E-Mail-Account über den Selfservice nicht verwalten:

The system is undergoing regular maintenance. No email service outages are expected. However, users may experience brief connection interruptions.
The administration front end (MailAdm) will be temporarily unavailable during the maintenance process. Users will not be able to manage their email accounts via selfservice:
- Reset password
- Configure forwarding
- Configure address book visibility.

Es ist von keinem Ausfall des Maildienstes auszugehen.

Es gab technische Probleme bei dieser Wartung. Die Funktionalität des Mailgateways ist nach derzeitiger Analyse nicht eingeschränkt.

Problem wurde gefixt

In the course of a software update, the individual proxies are restarted. Due to the HA implementation, there should be no failures. Affected are among others mail, WLAN VPN/Shibboleth (because of LDAP).

In the course of a software update, the individual proxies are restarted. Due to the HA implementation, there should be no failures. Affected are among others mail, WLAN VPN/Shibboleth (because of LDAP).

The system is undergoing regular maintenance. No email service outages are expected. However, users may experience brief connection interruptions.
The administration front end (MailAdm) will be temporarily unavailable during the maintenance process. Users will not be able to manage their email accounts via selfservice:
- Reset password
- Configure forwarding
- Configure address book visibility.

im genannten Zeitraum werden wir das SSL-Zertifikat tauschen. Hierdurch kann es zu Verbindungsabbrüchen zwischen ihrem Mailclient und dem zentralen Mailsystem kommen.

Maintenance is being performed on the databases that support the web applications for the RWTH-E-Mail and RWTH-E-Mail-Routing services. During this time, it will not be possible to make changes to existing email accounts (e.g., quota changes or alias address adjustments, etc.) or to create new coupons for future email addresses. Regarding the "RWTH-E-Mail Routing" service, no changes can be made to the download URLs for the recipient verification file.

Wartung wurde erfolgreich beendet

Account data management is currently disrupted:
- Creating new coupons
- Changes to existing email addresses, including selfservice function (e.g., password changes, etc.)

The administration frontend (MailAdm) is currently not available.

Die Webapplikation ds Dienstes RWTH-E-Mail und RWTH-E-Mail-Routing funktioniert wieder

Due to a certificate problem, the web application is currently not accessible.

Die Störung konnte behoben werden.

RWTH Single Sign-On login ist not possible at the moment.
Existing sessions are not affected.
We are working on fixing the problem.

The problem has been solved.

Das System wird einer turnusmäßigen Wartung unterzogen. Es ist mit keinem Ausfall des E-Mail Dienstes zu rechnen. Allerdings kann es kurzfristig aus Nutzersicht zu Verbindungsabbrüchen kommen. Zeitweise steht während des Wartungsvorganges- das Administrationsfrontend (mailadm) nicht zur Verfügung bzw.können Nutzer den Mailaccount über den Selfservice nicht verwalten (Kennwort neu setzen, Weiterleitung konfigurieren, Adressbuchsichtbarkeit konfigurieren)

There were disruptions to RWTH Single Sign-On in some cases during the specified period . After entering your login details, the screen loads and then an Internal Server Error appears. This affects all services that use the RWTH Single Sign-On login.

There are currently disruptions to RWTH Single Sign-On. After entering your login details, the screen loads and then an Internal Server Error appears. This affects all services that use the RWTH Single Sign-On login.
The specialist department has been informed and is working to resolve the issue.

The problem has been fixed.

In the course of a software update, the individual proxies are restarted. Due to the HA implementation, there should be no failures. Affected are among others mail, WLAN VPN/Shibboleth (because of LDAP).

Das System wird einer turnusmäßigen Wartung unterzogen. Es ist mit keinem Ausfall des E-Mail Dienstes zu rechnen. Allerdings kann es kurzfristig aus Nutzersicht zu Verbindungsabbrüchen kommen. Zeitweise steht während des Wartungsvorganges- das Administrationsfrontend (mailadm) nicht zur Verfügung bzw.können Nutzer den Mailaccount über den Selfservice nicht verwalten (Kennwort neu setzen, Weiterleitung konfigurieren, Adressbuchsichtbarkeit konfigurieren)

Aus aktuellem anlass wird der Patchday vorgezogen.

During this period, the routing of the previous XWiN routers (Nexus 7700) will be switched to the new XWiN routers (Catalyst 9600). These routers are essential for RWTH's network connection. This changeover also requires the migration of the DFN connection, which is switched redundantly to Frankfurt and Hannover, and the RWTH firewall to the new systems.
There will be complete or partial outages of the external connection during the maintenance window. All RWTH services (e.g. VPN, email, RWTHonline, RWTHmoodle) will not be available during this period. The accessibility of services within the RWTH network will be temporarily unavailable due to limited DNS functionality.

Der Uplink nach Frankfurt wurde erfolgreich auf das neue System geschwenkt.

Umbau des Uplinks nach Hannover beginnt.

Uplink nach Hannover auf das neue System umgezogen.

BGP v4/v6 nach Frankfurt und Hannover sind nun über die neue Routern funktional.

Es stehen noch ein paar kleinere Nacharbeiten an.

Wartung ist abgeschlossen. Der Datenverkehr läuft nun vollständig über die neuen Router!

Problematik mit der Anbindung zur Physik identifiziert, Lösung erfolgt morgen früh.

Das System wird einer turnusmäßigen Wartung unterzogen. Es ist mit keinem Ausfall des E-Mail Dienstes zu rechnen. Allerdings kann es kurzfristig aus Nutzersicht zu Verbindungsabbrüchen kommen. Zeitweise steht während des Wartungsvorganges- das Administrationsfrontend (mailadm) nicht zur Verfügung bzw.können Nutzer den Mailaccount über den Selfservice nicht verwalten (Kennwort neu setzen, Weiterleitung konfigurieren, Adressbuchsichtbarkeit konfigurieren)

Der Wartungstermin wird aus zeitlichen Gründen vorverlegt

Das System wird einer turnusmäßigen Wartung unterzogen. Es ist mit keinem Ausfall des E-Mail Dienstes zu rechnen. Allerdings kann es kurzfristig aus Nutzersicht zu Verbindungsabbrüchen kommen. Zeitweise steht während des Wartungsvorganges- das Administrationsfrontend (mailadm) nicht zur Verfügung bzw.können Nutzer den Mailaccount über den Selfservice nicht verwalten (Kennwort neu setzen, Weiterleitung konfigurieren, Adressbuchsichtbarkeit konfigurieren)

After the necessary preparatory work (replacement of the SFPs), the operating system relevant to the appliance can now be updated. No interruption of services is to be expected due to the redundancy/HA setup.

Das System wird einer turnusmäßigen Wartung unterzogen. Es ist mit keinem Ausfall des E-Mail Dienstes zu rechnen. Allerdings kann es kurzfristig aus Nutzersicht zu Verbindungsabbrüchen kommen. Zeitweise steht während des Wartungsvorganges- das Administrationsfrontend (mailadm) nicht zur Verfügung bzw.können Nutzer den Mailaccount über den Selfservice nicht verwalten (Kennwort neu setzen, Weiterleitung konfigurieren, Adressbuchsichtbarkeit konfigurieren)

Es wird eine neue Version der Verwaltungsaplikation [1] ausgerollt so dass es im genannten Zeitraum zu einem kurzzeitigen Ausfall der Verwaltbarkeit der Postfach- bzw. Accountdaten führen wird.
Der eigentiche Dient RWTH-E-Mail und ADAM ist von diesem Ausfall nciht betroffen.
[1] https:
webapp.rwth-ad.de/Services/

The work that was carried out on the 1st appliance on February 20 will now also be carried out on the 2nd appliance. An interruption of services is not to be expected.

In the course of a software update, the individual proxies are restarted. Due to the HA implementation, there should be no failures. Affected are among others mail, WLAN VPN/Shibboleth (because of LDAP).

must be postponed/repeated due to problems

neuer Versuch
nre try

Nach unserer Systemwartung und der damit verbundenen Aktualisierung des AsyncOS unseres zentralen Mailgateways kam es, basierend auf einer fehlerhaften DKIM Analyse, zu einer gehäuften Ablehnung von eingehenden E-Mails. Hiervon waren insbesondere absendende Maildomänen betroffen, die bei der Strato Gmbh gehostet sind. Diesen Umstand und die damit verbundenen Unannehmlichkeiten bitten wir zu entschuldigen.
Weiterführende Informationen: https:
bst.cloudapps.cisco.com/bugsearch/bug/CSCwn93374

After yesterday's hardware work, combined with a software upgrade, the software used still needs to be adapted today
The work on the standby system alone should not lead to any interruption of services.

As parts of the hardware currently in use led to massive malfunctions during a software upgrade of the appliance itself some time ago, alternative/new components will be tested on the inactive system during this appointment.
Working on the standby system alone should not result in any interruption of services.

Es findet eine Wartung des zentralen Mailgateways statt. Aufgrund der implementierten Redundanz wird es zu keinem Ausfall der E-Mailerreichbarkeit kommen.

Es wird eine neue Version des MailADM und AdamADM bereitstellen. Während dieser Zeit wird die Verwaltung von Mailadressen und Accounts temporär nicht unterstützt.

We are currently observing a new wave of phishing attacks. This time, the focus is on CEO Fraud:
https:
polizei.nrw/en/article/ceo-fraud-high-risk-of-fraud-for-companies
Usually the name of the correct supervisor is shown as the sender name. The actual sender email address, however, is most often very generic (e.g. office12345@gmail.com or similar). It is therefore strongly recommended to check the actual sender email address.
We advise caution. If you receive one of those emails, please do not reply and never send any gift cards or money. Report the email (as an attachment) to servicedesk@itc.rwth-aachen.de and also to spam@access.ironport.com in Cc.
You can find more information about e-mail phishing here:
https:
help.itc.rwth-aachen.de/en/service/1jefzdccuvuch/article/44343c9765a44f1cad23f0c4cd75f856/#Phishing-Mails

Das System wird einer turnusmäßigen Wartung unterzogen. Es ist mit keinem Ausfall des E-Mail Dienstes zu rechnen. Allerdings kann es kurzfristig aus Nutzersicht zu Verbindungsabbrüchen kommen. Zeitweise steht während des Wartungsvorganges- das Administrationsfrontend (mailadm) nicht zur Verfügung- Können Nutzer den Mailaccount über den Selfservice nicht verwalten (Kennwort neu setzen, Weiterleitung konfigurieren, Adressbuchsichtbarkeit konfigurieren)

In the course of a software update, the individual proxies are restarted. Due to the HA implementation, there should be no failures. Affected are among others mail, WLAN VPN/Shibboleth (because of LDAP).

Aufgrund einer geänderten Policy bei Yahoo,AOL etc. bei der aktuell ein DMARC Record für absende Maildomänen vorhanden sein muss wenn diese Mails von einem "Bulk sender" versendet werden wird für die Maildomänen der RWTH Aachen der DMARC Record auf die Methode "p=none" gesetzt. Hiermit verbunden ist nur ein Reporting d.h. eine DMARC Verletzung führt nicht zu einer Ablehnung der Mail durch den empfangenden Mailserver. Es ist von keinen Auswirkungen auf Nutzende und deren Nutzungsszenarien auszugehen.

Das System wird einer turnusmäßigen Wartung unterzogen. Es ist mit keinem Ausfall des E-Mail Dienstes zu rechnen. Allerdings kann es kurzfristig aus Nutzersicht zu Verbindungsabbrüchen kommen. Zeitweise steht während des Wartungsvorganges- das Administrationsfrontend (mailadm) nicht zur Verfügung- Können Nutzer den Mailaccount über den Selfservice nicht verwalten (Kennwort neu setzen, Weiterleitung konfigurieren, Adressbuchsichtbarkeit konfigurieren)

In the course of a software update, the individual proxies are restarted. Due to the HA implementation, there should be no failures. Affected are among others mail, WLAN VPN/Shibboleth (because of LDAP).

However, there may still be delays in delivery or receipt.

Due to problems with the load balancers (F5), the majority of services such as RWTHmoodle, RWTH Single Sign-On, RWTH E-Mail etc. and all services behind the RWTH Single Sign-On are disrupted.

A technician from the manufacturer has now also been called in to solve the problem.

The fault has been rectified. However, there may still be delays in delivery or receipt.

Das System wird einer turnusmäßigen Wartung unterzogen. Es ist mit keinem Ausfall des E-Mail Dienstes zu rechnen. Allerdings kann es kurzfristig aus Nutzersicht zu Verbindungsabbrüchen kommen. Zeitweise steht während des Wartungsvorganges- das Administrationsfrontend (mailadm) nicht zur Verfügung- Können Nutzer den Mailaccount über den Selfservice nicht verwalten (Kennwort neu setzen, Weiterleitung konfigurieren, Adressbuchsichtbarkeit konfigurieren)

In the course of a software update, the individual proxies are restarted. Due to the HA implementation, there should be no failures. Affected are among others mail, WLAN VPN/Shibboleth (because of LDAP).

Currently no email accounts can be created due to a disruption.
As a result, coupons relating to email accounts cannot be redeemed and will terminate with an error.
We are working on a solution.

The problem has been resolved.

Maintenance work will be carried out on the IT Center's MySQL database servers during the specified period. The MySQL databases hosted by the IT Center will be unavailable for a total of approx. 15 minutes during this maintenance.
This also affects dependent services of the IT Center that use these MySQL databases, i.e. MFA, SeviRe, Mailadm, Gigamove, Jards, RWTHblog, among others.
Due to the great importance of multi-factor authentication (MFA) for the work processes at RWTH, the work on the MFA-related databases is carried out directly at the start of maintenance. Accordingly, MFA will not be available between 7:00 and probably 7:20 am. During this period, new logins to services with RWTH Single Sign-On are not possible.

Die Wartung ist beendet.

In the course of a software update, the individual proxies are restarted. Due to the HA implementation, there should be no failures. Affected are among others mail, WLAN VPN/Shibboleth (because of LDAP).

Due to DNS disruption, the name servers of various providers are currently not returning an IP address for hosts under *.rwth-aachen.de.
As a workaround, you can store alternative DNS servers in your connection settings, e.g. the Level3-Nameserver (4.2.2.2 and 4.2.2.1) or Comodo (8.26.56.26 und 8.20.247.20). It may also be possible to reach the RWTH VPN server, in which case please use VPN.

Instructions for configuring an alternative DNS server under Windows can be found via the following links:
https:
www.ionos.de/digitalguide/server/konfiguration/windows-11-dns-aendern/
https:
www.netzwelt.de/galerie/25894-dns-einstellungen-windows-10-11-aendern.html
You can also use VPN as an alternative. If you cannot reach the VPN server, you can adjust the host file under Windows according to the following instructions. This will allow you to reach the server vpn.rwth-aachen.de. To do this, the following entry must be added:
134.130.5.231 vpn.rwth-aachen.de
https:
www.windows-faq.de/2022/10/04/windows-11-hosts-datei-bearbeiten/

The hosts of RWTH Aachen University can now be reached again from outside the RWTH network.

Individual users may have experienced problems even after the fault was rectified on 25 August at 9 pm. On 26.8. at 9 a.m. all follow-up work was completed, so there should be no further problems.

Due to a DNS malfunction, mail.rwth-aachen.de cannot currently be accessed. This also affects access via mail clients such as Outlook or Thunderbird
Work is already underway to rectify the fault

Das System wird einer turnusmäßigen Wartung unterzogen. Es ist mit keinem Ausfall des E-Mail Dienstes zu rechnen. Allerdings kann es kurzfristig aus Nutzersicht zu Verbindungsabbrüchen kommen. Zeitweise steht während des Wartungsvorganges- das Administrationsfrontend (mailadm) nicht zur Verfügung- Können Nutzer den Mailaccount über den Selfservice nicht verwalten (Kennwort neu setzen, Weiterleitung konfigurieren, Adressbuchsichtbarkeit konfigurieren)

We are currently observing a new wave of phishing attacks. This time, the following subject is particularly noticeable:
Current subject: "Payment Advice - Ref: [HSBC107741] / RFQ Priority Payment / Customer Ref: [PI10774QT44]" or similar.
We advise caution. If you receive one of those emails, please do not click on the link under any circumstances and report them to servicedesk@itc.rwth-aachen.de and also to spam@access.ironport.com in Cc.
You can find more information about e-mail phishing here:
https:
help.itc.rwth-aachen.de/en/service/1jefzdccuvuch/article/ab86b235c4f5426facd675d623a0365b/
https:
help.itc.rwth-aachen.de/en/service/1jefzdccuvuch/8e226a36638741ddacac573faa95a0e3/faq/#f2b3552a3e6f49d9be25a1ed9ad2ebe7

RWTH-E-Mail and RWTH-E-Mail-Routing: Announcement of the Activation of DKIM With reference to our series of articles [1] on email security , we will activate the DKIM protocol for all hosted and routed mail domains at RWTH Aachen University on August 1, 2024. The DKIM (Domain Keys) identification protocol is designed to ensure that the content of an email cannot be changed in transit, e.g. by a compromised mail server The activation of DKIM is a further security measure in the worldwide e-mail traffic of RWTH Aachen University. For more information, please refer to the series of e-mail security articles on the IT Center blog and our status reporting portal.
[1] https:
blog.rwth-aachen.de/itc/en?s=E-Mail-Sicherheit

MailAdm is not available at the moment.
We are working on a solution of the problem.

The fault has been rectified.

Derzeit ist die Verwaltung von Mailadressen bzw. Accounts im Adam dienst nicht möglich.

Zugriff auf webapp.rwth-ad.de ist wieder möglich

We are currently seeing another wave of phishing attacks using the following email subjects: "Paskyra
pasenusi" and "Kontingentinformationen".
If you receive such an e-mail, please do not click on the link and report it to servicedesk@itc.rwth-aachen.de.

The wave continues:

The wave continues:
current Subject: "E-Mail-Kontingent voll"

We are no longer observing phishing emails with these subjects.

Das System wird einer turnusmäßigen Wartung unterzogen. Es ist mit keinem Ausfall des E-Mail Dienstes zu rechnen. Allerdings kann es kurzfristig aus Nutzersicht zu Verbindungsabbrüchen kommen. Zeitweise steht während des Wartungsvorganges- das Administrationsfrontend (mailadm) nicht zur Verfügung- Können Nutzer den Mailaccount über den Selfservice nicht verwalten (Kennwort neu setzen, Weiterleitung konfigurieren, Adressbuchsichtbarkeit konfigurieren)

We are currently seeing a wave of phishing attacks of various kinds.
E-mails with the subject "??? Voice Mail (00:19secs)" are particularly noticeable.
If you receive this e-mail, please do not click on the link and report it to servicedesk@itc.rwth-aachen.de.

Phishing attacks continue to occur more frequently. Phishing e-mails with the subject "WICHTIG: E-Mail-Benachrichtigung der Universität Würzburg" are particularly noticeable at the moment. This email may also be sent in a modified version and/or in English.

We are ending the warning message as the total number of phishing cases has decreased. However, phishing emails are still being sent. Therefore, please keep an eye out for suspicious emails and do not click on any links they contain.

MailADM is currently not available. As a result, mail administrators are currently unable to create new mail accounts or configure existing ones.
The regular use of existing mail accounts is not affected.

From 15.05.2024, the e-mail-specific TXT record for SPF, DKIM and DMARC can only be requested via the IT-ServiceDesk (servicedesk@itc.rwth-aachen.de).
All other TXT record values are still possible.

In the course of a software update, the individual proxies are restarted. Due to the HA implementation, there should be no failures. Affected are among others mail, WLAN VPN/Shibboleth (because of LDAP).

We will install a necessary security patch.
This patch will bring the following restrictions from the user's point of
view:
1) Problems with searching in Outlook:
A workaround is documented for this [0]
2) Problems with internet calendar sharing
3) Marking mails as read is not set correctly
As soon as Microsoft releases an updated patch that fixes the above-mentioned functional errors, we will install it as soon as possible.Until then, we ask you
for indulgence.
[0] https:
support.microsoft.com/en-us/topic/search-error-in-outlook-cached-mode-after-installing-march-2024-su-aabcf51a-a45b-4a27-96ff-30efaed1633e

The hotfix KB5037224 has solved the problems with the search in Outlook (point 1). The other problems (points 2 and 3) remain. We are still waiting for a solution from Microsoft.

April Patch löst das Problem

A hotfix KB5037224 was published on April 23, 2024.
In particular, this fixes the error in the “Outlook search” [0], [1].
[0] https:
support.microsoft.com/en-us/topic/hotfix-update-for-exchange-server-2019-and-2016-april-23-2024-kb5037224-35eddea8-4828-4e38-b462-db89ea1100c9
[1] https:
techcommunity.microsoft.com/t5/exchange-team-blog/released-april-2024-exchange-server-hotfix-updates/ba-p/4120536

In the course of a software update, the individual proxies are restarted. Due to the HA implementation, there should be no failures. Affected are among others mail, WLAN VPN/Shibboleth (because of LDAP).

Das System wird einer turnusmäßigen Wartung unterzogen. Es ist mit keinem Ausfall des E-Mail Dienstes zu rechnen. Allerdings kann es kurzfristig aus Nutzersicht zu Verbindungsabbrüchen kommen. Zeitweise steht während des Wartungsvorganges- das Administrationsfrontend (mailadm) nicht zur Verfügung- Können Nutzer den Mailaccount über den Selfservice nicht verwalten (Kennwort neu setzen, Weiterleitung konfigurieren, Adressbuchsichtbarkeit konfigurieren)

The Outlook Web App is currently not available under mail.rwth-aachen.de.
The responsible department is already working on a fix.
[0] https:
maintenance.itc.rwth-aachen.de/ticket/status/messages/10/show_ticket/8928

Derzeit ist nur der Zugriff über IPv6 gestört.
Der Zugriff über IPv4 funktioniert nach ersten Tests weiterhin.

Ist aktuell wieder nicht erreichbar

In the course of a software update, the individual proxies are restarted. Due to the HA implementation, there should be no failures. Affected are among others mail, WLAN VPN/Shibboleth (because of LDAP).

The Outlook Web App is currently not available under mail.rwth-aachen.de. According to current information, this is due to the patch installation [0].
The responsible department is already working on a fix.
[0] https:
maintenance.itc.rwth-aachen.de/ticket/status/messages/10/show_ticket/8928

The Outlook Web App is available again.

In some cases, the Outlook Web App is not accessible. The responsible department has been informed and is working on a complete fix.

As you can still access e-mails via clients (e.g. Outlook, Thunderbird), please switch to one of these until the fault has been rectified.
You can find instructions on how to use various e-mail clients in our documentation portal:
https:
help.itc.rwth-aachen.de/en/service/1jefzdccuvuch/article/86f50346c3f2493ebd67ccebbbdb9e25/

Das System wird einer turnusmäßigen Wartung unterzogen. Es ist mit keinem Ausfall des E-Mail Dienstes zu rechnen. Allerdings kann es kurzfristig aus Nutzersicht zu Verbindungsabbrüchen kommen. Zeitweise steht während des Wartungsvorganges- das Administrationsfrontend (mailadm) nicht zur Verfügung- Können Nutzer den Mailaccount über den Selfservice nicht verwalten (Kennwort neu setzen, Weiterleitung konfigurieren, Adressbuchsichtbarkeit konfigurieren)

It is currently not possible to edit e-mail addresses in the mailadm. A solution is being worked on.

Not all MailAdm functions are currently available. The responsible department has been informed and is working on a solution.

Problem wurde gelöst

In the course of a software update, the individual proxies are restarted. Due to the HA implementation, there should be no failures. Affected are among others mail, WLAN VPN/Shibboleth (because of LDAP).

Not all MailAdm functions are currently available. The responsible department has been informed and is working on a solution.

laut unseren Logs existiert der Fehler seit 28.02.24 05:15

Der Cache, auf den die Webapplikation arbeitet war veraltet und wurde im Rahmen eines automatischen Prozesses nicht neu aufgebaut. Dieses führte dazu dass die gefundenen Inkonsistenzen dazu geführt haben, das bestehende Mailboxen nicht editiert werden konnten.